چگونه یک تیم کاری موفق بسازیم؟
مردم در هر محیط کاری درباره تیم‌سازی، کار تیمی، و تیم من صحبت می‌کنند، اما تعداد کمی از آنها درکی از چگونگی ایجاد تجربه کار تیمی و یا چگونگی ایجاد یک تیم موثر دارند. تعلق به یک تیم، در معنای کلی، نتیجه این احساس است که بخشی از یک نهاد بزرگ‌تر از خودتان هستید. این احساس، وابستگی زیادی به درک شما از شرح ماموریت‌ها و اهداف سازمان‌تان دارد.
در یک محیط تیم‌گرا، شما در موفقیت کلی سازمان مشارکت می‌کنید. شما با سایر اعضای سازمان کار می‌کنید تا این نتایج را تولید کنید. اگر چه شما یک وظیفه خاص دارید و به بخشی خاص از سازمان تعلق دارید، اما با سایر اعضای سازمان متحد هستید تا به اهداف کلی سازمان برسید. دورنمای بزرگ‌تر محرک کارهای شما و وظیفه شما در خدمت این تصویر بزرگ‌تر است.
شما نیاز دارید تا بین حس کلی کار تیمی و وظیفه ایجاد یک تیم موثر و بی‌نقص که برای رسیدن به یک هدف خاص تشکیل شده است تمایز قایل شوید. اغلب افراد دو هدف تیم‌سازی را با هم اشتباه می‌گیرند.
به همین دلیل است که بسیاری از سمینارها، جلسات و فعالیت‌های تیم‌سازی توسط شرکت‌کننده‌هایشان به شکست کشیده می‌شوند. رهبران در تعریف تیمی که می‌خواهند بسازند شکست می‌خورند. وقتی رویکردهای تیم‌سازی را در نظر بگیریم، ایجاد حس کلی کار تیمی با ساختن یک تیم کاری موثر و متمرکز، متفاوت است.
دوازده توصیه برای تیم‌سازی
مدیران اجرایی، مدیران و کارکنان سازمان، عموما به‌دنبال یافتن راه‌هایی برای بهبود نتایج و فرآیندها هستند. بسیاری ساختار سازمانی تیم‌گرا و افقی را به‌عنوان بهترین روش درگیر کردن کارمندان در ایجاد موفقیت سازمان می‌دانند.
مهم نیست که شما تلاش‌های تیمی برای بهبود را چه می‌نامید: بهبود مداوم کیفیت کلی یا ارائه بهترین خدمات، شما کوشش می‌کنید که نتیجه کار را برای ذینفعان سازمان بهبود دهید. با این وجود سازمان‌های کمی هستند که واقعا از نتایجی که تلاش‌های بهبود تیمی تولید می‌کنند، کاملا راضی هستند.
اگر تلاش‌های بهبود تیمی شما در حد انتظارات‌تان نباشد، فهرست خود-تشخیصی که در این مطلب ارائه می‌شود ممکن است بتواند به شما بگوید چرا. تیم‌سازی موفق که تیم‌های کاری متمرکز و موثر ایجاد می‌کند، نیازمند توجه به هر یک از این مواردی است که در ادامه شرح می‌دهیم.
اول، انتظارات مشخص: آیا رهبران اجرایی به وضوح انتظارات‌شان را برای عملکرد تیم و پیامدهای مورد انتظار بیان و منتقل کرده‌اند؟ آیا اعضای تیم می‌دانند چرا تیم ایجاد شده است؟ آیا سازمان ثابت‌قدمی (ثبات هدف) خود را در حمایت از تیم با تامین منابع انسانی، زمان و پول نشان می‌دهد؟ آیا کار تیم تاکید کافی از نظر اولویت زمان‌بندی، بحث و گفت‌وگو، توجه، و علاقه از جانب رهبران اجرایی دریافت می‌کند؟
دوم، مفهوم: آیا اعضای تیم می‌دانند که چرا عضوی از تیم هستند؟ آیا می‌دانند چگونه راهبرد استفاده از تیم به سازمان کمک می‌کند که به اهداف تعیین‌شده که به آنها گفته شده‌است، برسد.
آیا اعضای تیم می‌توانند اهمیت و نقش تیم‌شان را در رسیدن به اهداف سازمان تعریف کنند؟ آیا تیم می‌داند که فعالیت‌هایش چگونه با زمینه اصلی اهداف، اصول، دورنما و ارزش‌های سازمان هم‌خوان می‌شود؟
سوم، تعهد: آیا اعضای تیم می‌خواهند عضوی از تیم باشند؟ آیا اعضای تیم حس می‌کنند که ماموریت تیم‌شان مهم است؟ آیا اعضای تیم نسبت به انجام رساندن ماموریت و پیامدهای مورد انتظار تیم، تعهد دارند؟
آیا اعضای تیم حس می‌کنند که خدمات‌شان برای سازمان و شغل‌شان باارزش است؟ آیا اعضای تیم انتظار دارند مشارکت‌شان قدر دانسته شود؟ آیا اعضای تیم انتظار دارند که مهارت‌هایشان رشد کند و در تیم توسعه یابد؟ آیا اعضای تیم با فرصت‌های تیم هیجان‌زده می‌شوند و به چالش کشیده می‌شوند؟
چهارم، شایستگی: آیا تیم حس می‌کند که افراد مشارکت مناسب دارند؟ (برای مثال، در فرایند بهبود، آیا هر یک از مراحل این فرایند روی تیم به خوبی بیان می‌شوند؟) آیا تیم حس می‌کند که اعضایش آگاهی، مهارت و ظرفیت پاسخگویی به مسائلی که تیم برای حل و فصل آنها تشکیل شده است، دارد؟ اگر نه، آیا تیم به کمک‌هایی که نیاز دارد دسترسی دارد؟ آیا تیم حس می‌کند که منابع، راهبردها و حمایتمورد نیاز برای رسیدن به ماموریت‌اش را دارد؟
پنجم، منشور: آیا تیم حوزه‌های مسئولیت تعیین شده‌اش را به عهده گرفته و ماموریت، دورنما و راهبرد‌های خودش را برای رسیدن به این ماموریت طرح‌ریزی کرده است؟ آیا تیم اهداف، پیامدهای مورد انتظار، جداول زمانی، و نحوه اندازه‌گیری نتیجه کارش و فرایندی که تیم دنبال می‌کند تا وظایفش را انجام دهد، تعیین کرده و به‌خوبی به اعضا انتقال داده است؟ آیا تیمِ رهبری یا گروه هماهنگی‌ها از چیزی که تیم طرح‌ریزی کرده است حمایت می‌کنند؟
ششم، کنترل: آیا تیم آزادی و توانمندی کافی دارد تا حس کند مالکیت لازم برای رسیدن به اهداف منشور را دارد؟ همزمان، آیا اعضای تیم به‌روشنی مرزهای خود را می‌دانند؟ اعضا برای یافتن راه‌حل‌ها چقدر ممکن است پیش‌روی کنند یا تا دور دست‌ها بروند؟ آیا محدودیت‌ها (منابع مالی و زمانی) در ابتدای پروژه پیش از اینکه تیم موانع و دوباره‌کاری را تجربه کند، تعریف شدهاند؟
آیا روابط گزارش‌دهی و جواب‌گویی تیم توسط همه اعضای سازمان فهمیده شده است؟ آیا سازمان حوزه نفوذ و قدرت برای تیم را تعریف کرده است؟ برای توصیه کردن افراد؟ برای اجرای برنامه‌ها؟ آیا یک فرایند بازبینی تعریف شده وجود دارد که هم تیم و هم سازمان را پیوسته در مسیر و اهداف تعریف شده هم‌راستا کند؟ آیا اعضای تیم یکدیگر را برای زمان‌بندی، تعهدات و نتایج پروژه پاسخ‌گو و مسئول می‌دانند؟ آیا سازمان، برنامه‌ای برای افزایش فرصت‌ها برای مدیریت شخصی بین اعضای سازمان دارد؟
هفتم، همکاری: آیا تیم فرایند کار تیم و گروه را می‌داند؟ آیا اعضای تیم مراحل ایجاد گروه را می‌دانند؟ آیا اعضای تیم به شکل موثر بین خودشان کار می‌کنند؟ آیا همه اعضای تیم نقش‌ها و مسئولیت‌های سایر اعضای تیم را می‌دانند؟ رهبران تیم؟ دبیران تیم؟
آیا اعضای تیم می‌توانند به شکل همزمان (مشترک) به حل مشکلات، فرایند بهبود، تعیین هدف و اندازه‌گیری نزدیک شوند؟ آیا اعضای تیم در تنظیم نسخه نهایی منشور تیم همکاری می‌کنند؟ آیا تیم هنجارهای گروهی را پایه‌ریزی کرده یا قوانینی در زمینه‌هایی مانند حل مناقشه، تصمیم‌گیری توافقی و جلسات مدیریتی تعیین کرده است؟ آیا تیم از یک راهبرد مناسب برای رسیدن به برنامه عملیاتی‌اش استفاده می‌کند؟
هشتم، ارتباطات: آیا اعضای تیم درباره اولویت‌های وظایف‌شان روشن هستند؟ آیا شیوه مشخصی برای ارائه بازخورد و دریافت بازخورد صادقانه از عملکرد اعضا وجود دارد؟ آیا سازمان اطلاعات مهم را به‌طور منظم ارائه می‌دهد؟
آیا تیم‌ها مفهوم کامل وجودی‌شان را درک می‌کنند؟ آیا اعضای تیم با صداقت و به‌وضوح با یکدیگر ارتباط می‌گیرند؟ آیا اعضای تیم عقاید متنوع را به تیم می‌آورند؟ آیا اختلافات ضروری ایجاد می‌شود و به آنها پاسخ درست داده می‌شود؟
نهم، نوآوری‌های خلاقانه: آیا سازمان واقعا به تغییر علاقه‌مند است؟ آیا برای تفکر خلاقانه، راه‌حل‌های یکتا و بدیع و ایده‌های نو ارزش قائل است؟ آیا به اعضا برای اینکه ریسک معقولی را برای بهبود بپذیرند پاداش می‌دهد؟ یا به اعضایی پاداش می‌دهد که در قالب خود به‌خوبی قرار گرفته‌اند و سعی در حفظ موقعیت موجود دارند؟ آیا تمرین، آموزش، دسترسی به کتاب و فیلم و سفرهایی که برای تحریک تفکر نو لازم است، ارائه می‌دهد؟
دهم، عواقب: آیا اعضا احساس مسئولیت و پاسخگویی برای دستاوردها‌ی تیم می‌کنند؟ آیا وقتی تیم‌ها موفق هستند پاداش می‌گیرند و از آنها قدردانی می‌شود؟ آیا ریسک معقول پذیرفته شده است و در سازمان تشویق می‌شود؟ آیا اعضای تیم از تلافی می‌ترسند؟ آیا اعضای تیم وقت خود را به جای حل مشکلات صرف اتهام‌زنی به یکدیگر می‌کنند؟ آیا سازمان سیستم پاداش‌دهی که هم عملکرد فرد و هم عملکرد تیم را تشخیص دهد، دارد؟ آیا سازمان برنامه‌ای برای به اشتراک گذاشتن سود بیشتری که حاصل شده است با تیم و افرادی که انفرادی در آن مشارکت داشته‌اند دارد؟ آیا مشارکت کنندگان تاثیر خود بر موفقیت بیشتر سازمان را می‌بینند؟
یازدهم، هماهنگی: آیا تیم‌ها توسط تیم رهبری مرکزی با هم هماهنگ می‌شوند تا به آنها کمک شود که آنچه برای موفقیت نیاز است به‌دست آورند؟ آیا اولویت‌ها و تخصیص منابع در بین بخش‌های مختلف برنامه‌ریزی شده است؟ آیا تیم‌هایی که کارکردهای مختلف دارند و با چندین بخش همکاری می‌کنند، به‌طور موثر با هم کار می‌کنند؟
دوازدهم، تغییرات فرهنگی: آیا سازمان تشخیص می‌دهد که فرهنگ سازمانی تیم‌گرا، مشارکتی و توانمند کننده، فرهنگ سازمانی توانا با آینده متفاوت است که با سازمان سنتی سلسله‌مراتبی که احتمالا شرایط فعلی سازمان است، فرق دارد؟ آیا سازمان برنامه‌ریزی برای تغییر کرده یا در میان فرایند تغییر پاداش‌دهی، قدردانی، ارتقا،استخدام، توسعه، برنامه‌ریزی است تا کسانی را که استخدام می‌کند به‌خوبی انگیزه دهد و مدیریت کند؟
آیا سازمان برنامه دارد تا از شکست‌ها برای یادگیری و حمایت از ریسک معقول استفاده کند؟ آیا سازمان تشخیص می‌دهد که هر چه بیشتر بتواند محیط خود را برای حمایت از تیم‌ها عوض کند، از کار این تیم‌ها عایدی بیشتری خواهد داشت؟
روی هر یک از این دوازده توصیه وقت و توجه کافی صرف کنید تا مطمئن شوید که تیم‌های کاری شما در موفقیت سازمان موثرترین شراکت و همکاری را دارند. در این‌صورت اعضای تیم‌تان عاشق شما خواهند بود، سازمان شما در اوج موفقیت خواهد بود و افرادی که توانمند شدهاند فرایندهای کاری را مال خود خواهند کرد و مسئولیت آنها را می‌پذیرند. آیا محیط کاری شما از این بهتر می‌تواند باشد؟
